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アイムサポート for ビジネスはビジネス周辺商品のセレクトショップを目指しています。

インターネットで検索すれば、玉石混交の情報が湯水のごとく溢れています。会社へはテレフォンアポイントやFAX広告、DM広告など様々な営業媒体を利用したセールスが提供され続けています。テレビ・YOUTUBEなどの動画によるセールス、FACEBOOK、TWITTER、INSTAGRAM、LINEなどのSNSサービスでも様々なセールスが展開されています。

そんな中、アイムサポートに届いた情報から、より良いと思われる情報を抽出し、調査した結果をお知らせしてまいります。

皆様のビジネスにとって有益な情報が提供できるよう、色々な角度から情報収集を続けてまいります。

紹介した情報について、ご不明な点やご興味がございましたらお気軽にご相談下さい。

ビジネスフォンをスマホで利用しよう

会社の電話機といえば、固定型のビジネスフォンですが、これからは固定の電話機が不要になります。

何で？？どうして？？

今までのビジネスフォンは、事務所内にPBXという会社や店舗などの施設で複数の電話機を設置する時に、施設内に設置・運用される電話交換機を設置していました。壁面に四角ボックスや床下に配置してあるアレです。

※PBXとは？　Private Branch eXchange　構内交換機の略称です。事務所内で内線通話や外線通話の切り替えなどができる機能を有しています。

最近では、PBXを事務所内に設置せず、インターネット上＝クラウドに設置するシステムが提供され始めました。これにより事務所内だけでなく、スマホなどの携帯電話を会社の内線電話の一部として使うことができるようになっています。

例えば、外出中お客様より電話があった場合、会社で受けた電話を内線でスマホに連絡し、そのスマホでお客様と直接通話することができるのです。

また、スモールオフィスなどでは社内にいられないことも多くなると思いますが、スマホから会社の電話番号で架電、受電することが可能になります。

弊社が、最近導入させていただいた事例では、複数のグループ会社の電話にこのシステムを設置することで、各事務所に電話応対のための事務員を置くことなく、一部の事務所で集中的に受電し、各担当へ適宜振り分けて応対するようにしています。また、留守電機能も充実していて、会社の就業時間外の設定や定休日などの設定も細かく行うことができ、高い評価を頂いております。

別途費用が必要となりますが、受電の際、会社別の着信音の鳴り分け機能などもあり、更に新しい機能が追加されていく成長中の機器です。

複数営業所や店舗をお持ちの会社様、上記のようなグループ会社化して事業を行っていらっしゃる会社様、またSOHOなどの個人事業やスモールオフィスを開業・運営されている会社様など、様々な場面に対応できる電話機能です。

コピー機の新しい契約方法

一般的な事務所において、高額な機械、もっとも必要な機器といったらまずはFAX、コピー、スキャナ、ファイル管理ができる複合コピー機でしょう。

これら複合機は法定耐用年数が5年であることから、通常5年から6年のリース契約（最近は7年）の代金とカウンター料金の2重の課金制度で提供されています。

通常は印刷物やFAX受信などがある事務所で利用されていますが、料金については購入時・契約時は気にしていますが、使用中は自動的に口座から振り返られているため、あまり気にしておらず、高額な請求でもない限り気にしていないようです。

実は、お客様の会社で営業責任者がカラーコピーを大量に行ってしまい、月額請求が100万近くなってしまうということがありました。

その時のカラー印刷のカウンター料金が20円位だったようです。なぜ印刷依頼しなかった？と問題視されたときは、時すでに遅しで、メーカーと話し合いをし、一部金額の削減と分割支払いを行ったそうです。

また、社長室や役員室などでの利用で逆にFAXやコピーの枚数が少ない場合、固定のカウンター料金は払い損となっているようです。

そんな中、先日新しいスタイルのコピー複合機の導入方法をの提案させていただきました。

その提案内容は次の通りです。

ノーカウンター方式

ノーカウンター方式とはコピートナーを月々のカウンター料金で提供するのではなく、トナーを必要な時に購入していただく方式＝カウンター料金が発生しない方式のコピー複合機の導入方法です。

使用頻度によりますが、今回の提案先の企業様は、新しく事業を立ち上げたばかり準備期間の部署で、コピー複合機の使用量が不明であり、業務の本格稼働が数か月先という状況でした。

カウンター料金制の場合、通常月額基本料金＋モノクロの単価×枚数＋カラーの単価×枚数で算出されることが多いので、モノクロの単価、カラーの単価の料金設定で月額がかなり変わってきてしまいます。

※この月額料金については、コピー複合機導入時にのみ検討されることが多く、状況によっては、値段設定が通常料金設定より高くなっていることが多いようですのです、基本料金、各単価の確認や金額の再交渉などで一度見直してみることをお勧めいたします。

また、印刷の質を変更することで、トナーの使用料を軽減し、エコな利用をすることが可能となります。印刷物には社外に提出するような重要な印刷物だけでなく、社内頒布などの少し荒くなっても問題ない印刷物があるかと思います。30％程度薄くしても、印刷物の質はさほど落とさず印刷・コピーすることが加納です。利用する場面によりエコな利用をすることでトナー消費を軽減させられますので、社内にエコの意識が向上すること間違いなしですよ。

 

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