一般的な事務所において、高額な機械、もっとも必要な機器といったらまずはFAX、コピー、スキャナ、ファイル管理ができる複合コピー機でしょう。
これら複合機は法定耐用年数が5年であることから、通常5年から6年のリース契約（最近は7年）の代金とカウンター料金の2重の課金制度で提供されています。
通常は印刷物やFAX受信などがある事務所で利用されていますが、料金については購入時・契約時は気にしていますが、使用中は自動的に口座から振り返られているため、あまり気にしておらず、高額な請求でもない限り気にしていないようです。
実は、お客様の会社で営業責任者がカラーコピーを大量に行ってしまい、月額請求が100万近くなってしまうということがありました。
その時のカラー印刷のカウンター料金が20円位だったようです。なぜ印刷依頼しなかった？と問題視されたときは、時すでに遅しで、メーカーと話し合いをし、一部金額の削減と分割支払いを行ったそうです。
また、社長室や役員室などでの利用で逆にFAXやコピーの枚数が少ない場合、固定のカウンター料金は払い損となっているようです。
そんな中、先日新しいスタイルのコピー複合機の導入方法をの提案させていただきました。
その提案内容は次の通りです。
ノーカウンター方式
ノーカウンター方式とはコピートナーを月々のカウンター料金で提供するのではなく、トナーを必要な時に購入していただく方式＝カウンター料金が発生しない方式のコピー複合機の導入方法です。
使用頻度によりますが、今回の提案先の企業様は、新しく事業を立ち上げたばかり準備期間の部署で、コピー複合機の使用量が不明であり、業務の本格稼働が数か月先という状況でした。
カウンター料金制の場合、通常月額基本料金＋モノクロの単価×枚数＋カラーの単価×枚数で算出されることが多いので、モノクロの単価、カラーの単価の料金設定で月額がかなり変わってきてしまいます。
※この月額料金については、コピー複合機導入時にのみ検討されることが多く、状況によっては、値段設定が通常料金設定より高くなっていることが多いようですのです、基本料金、各単価の確認や金額の再交渉などで一度見直してみることをお勧めいたします。
また、印刷の質を変更することで、トナーの使用料を軽減し、エコな利用をすることが可能となります。印刷物には社外に提出するような重要な印刷物だけでなく、社内頒布などの少し荒くなっても問題ない印刷物があるかと思います。30％程度薄くしても、印刷物の質はさほど落とさず印刷・コピーすることが加納です。利用する場面によりエコな利用をすることでトナー消費を軽減させられますので、社内にエコの意識が向上すること間違いなしですよ。